Método para categorizar productos y servicios durante el proceso de facturación

Método para categorizar productos y servicios durante el proceso de facturación:

Con las nuevas características de la facturación electrónica 3.3, se volvió indispensable codificar los productos y servicios que ofrecemos a través de un catalogo autorizado por el SAT; en está entrada te daremos algunos consejos de como hacerlo de forma correcta, para evitar dolores de cabeza posteriores.

Paso 1: Primero, lo primero
Reglas básicas para entender las claves de productos y servicios del Catálogo:

• Cada clave son un número construido por 8 dígitos.
• Cada par de dígitos, identifica un nivel de clasificación.
• El SAT exige, por lo menos, clasificar hasta hasta el sexto dígito, pero siempre deberemos complementar los últimos dos dígitos con doble cero (00).

De este modo, se cumple la primera regla: el número de nuestras claves de productos o servicios, siempre, debe ser de 8 dígitos.

• Existe una clave para indicar que el producto o servicio “NO existe en el catálogo”, esta es la 01010101, la cual, sugerimos no usar

Paso 2: Y ahora… ¿Quién puede ayudarme?

1. Elige la herramienta a utilizar para buscar las claves:

Puedes descargar el Catálogo más actual, disponible en la página web del SAT.O bien, utiliza un software empresarial especializado para facturar electrónicamente que esté actualizado e incluya los catálogos más recientes. Esto último, te ayudará a categorizar productos y servicios sólo una vez y no cada que emitas una factura.

2. Busca el nombre de su producto o servicio tal y como lo conoces o facturas actualmente. Es probable identificarlo esa forma en el Catálogo.
3. Si no lo encontraste, trata con sinónimos de tu producto o servicio. Apóyate en un buscador en Internet. Por ejemplo, si tu producto es una bocina, busca en Google, “sinónimos de bocina”, el resultado te arrojaría los sinónimos para hacer la búsqueda en el Catálogo de la herramienta elegida: portal del SAT o software empresarial.
4. Si continúas sin localizar una clave acorde al producto o servicio; consulta al dueño, gerente o director de la empresa. Él o ella deberían dominar la naturaleza del negocio y pueden sugerir algunas palabras que ayuden a identificar la clave más adecuada.
5. Si después de todos los intentos anteriores, no has logrado identificar una clave congruente; consulta a la autoridad mediante el chat que el SAT ha dispuesto en su página. A través de uno de sus asesores, podrás recibir orientación personal del SAT.

Paso 3: tips para recordar

1. El SAT nos pide categorizar hasta la clase; es decir, si vendemos productos de la misma categoría o “clase”, podemos categorizar con la misma clave. Por ejemplo, con la clave 50202300 podrías categorizar: Agua, refrescos, agua mineral, jugo fresco, jugos de repisa, jugos congelados, bebidas de chocolate, bebidas energéticas, hielo.
2. Clasifica tus productos según su naturaleza. Esto te permitirá asignar las claves del SAT de una manera más sencilla y sistemática, aprovechando, por ejemplo, el tip anterior.
3. La clave de productos y servicios del SAT, no sustituye la clave interna que algunas empresas usan para identificar sus productos o servicios. La puedes seguir usando sin problema.
4. Dedica tiempo a organizarte con las personas que colaboran en la empresa, de modo que puedan definir un responsable para asignar las claves de productos y servicios que exige el SAT para el nuevo formato de la Factura Electrónica.
5. La labor de la asignar claves de productos y servicios no es una labor única; debe tenerse en cuenta que cada que agreguemos un nuevo producto a nuestro catálogo, o si nuestros proveedores descontinúan uno que ya vendemos y ofrecen uno similar, o bien, si cambiamos de proveedor; sería buena idea asegurar cuál clave tiene asignada.
6. El Catálogo de productos y servicios está basado en una categorización internacional generada originalmente por la ONU; por este motivo, puede que algunos productos tengan nombres o clasificaciones poco usuales en el idioma español que usamos en México.
7. Los catálogos utilizados en la Facturación Electrónica están en constante revisión y eventual actualización; por lo que son sujetos de recibir cambios para mantenerse al día y para ajustarse a los procesos administrativos y contables de las empresas. Te sugerimos mantenerte informado y actualizando revisando y conociendo los cambios más recientes para aplicarlos correctamente en tus comprobantes fiscales.

Paso 4: ¡Cuidado: evita sanciones!

Hay algunas prácticas que deberías tener en cuenta para evitar complicaciones y sanciones, te compartimos algunas:

• Evita usar la clave 01010101. Hay más de 50, 000 claves para asignar y seguramente entre ellas encontrarás alguna que sea congruente a tus productos y servicios.
• No incluyas información falsa; incluso, si tu cliente te solicita asignar una clave que no corresponda a la naturaleza del producto o servicio, ¡tú eres responsable de esta asignación!
• Existen términos similares: asegúrate que la clave que elijas corresponda al producto que facturas. Por ejemplo, sería fácil asignar erróneamente la clave que describe a un gato vivo, a un gato hidráulico. ¡Evita incongruencias!

¿Tienes dudas? No olvides inscribirte a nuestro curso de Facturación Electrónica donde podrás aprender toda la información acerca de este nuevo sistema de facturación electrónica.